A raíz de la resolución emitida por la corte de constitucionalidad el 18 de octubre de 2007, en la cual se convalida el texto de los artículos 54 y 72 de la Ley del Impuesto sobre la Renta y articulo 4 de la ley del IETAAP, a partir del 31 de diciembre 2007 todo los contribuyentes del ISR deberán adjuntar a su declaración jurada de rentas anual, estados financieros dictaminados por auditores independientes, o bien para demostrar mediante estados financieros dictaminados, que de la exención del IETAAP han incurrido en perdidas durante 2 años.

Hasta antes de esta resolución, las empresas solicitaban el dictamen de sus estado financieros únicamente en caso de ser requeridos por algún proveedor, por algún potencial inversionista interesado en el negocio, o bien por requerimiento de una institución financiera para continuar el trámite de la solicitud de financiamiento. Algunas otras empresas solicitaban este servicio por requerimiento de la administración, convencidas de que la auditoria de estados financieros contribuye a dar mayor transparencia a las cifras reportadas en sus estados financieros y genera mayor confianza en el proceso de toma de decisiones.

Debido a esta nueva disposición, un importante grupo de empresas tendrá que solicitar el dictamen de estados financieros y consecuentemente prepararse para que sus estados financieros puedan ser auditados. Esta proceso de preparación conlleva varios pasos a los cuales su administración deberá prestarles ahora una mayor atención. A continuación comentamos algunos de ellos:

1.- Estados Financieros: Solicite a su contador que prepara un juego de estados financieros oficiales. Estas cifras serán la base para que el auditor inicie su revisión. Asegúrese de elaborar integraciones de los principales rubros incluidos en sus estados financieros, ya que sus auditores seguramente se las solicitaran. Contrate a sus auditores antes de la fecha de cierra y consulte con estos las consideraciones precias que usted deberá tomar en cuenta para elaborar adecuadamente dichos estados.

2.- Conciliación de cuentas bancarias: Algunas empresas han manejado tradicionalmente sus cuentas bancarias confiando en la información que proporcionan los Bancos, sin sentir la necesidad de generar información propia sobre sus disponibilidades de efectivo. La conciliación bancaria es el procedimiento por el cual las cifras que reporta el Banco se comparan con la información de carácter interno elaborada por la contabilidad. Las diferencias son investigadas (cheque emitidos y no cobrados). Este procedimiento se constituye en una buena fuente de investigación de posibles fraudes, por ser efectivo una de las áreas a las que un potencial defraudador enfoca se atención.

Si como parte de su examen el auditor observa que la entidad no elabora conciliaciones bancarias, tendrá una limitación para decir que los saldos de bancos reportados en el estado de cuenta, por lo que también será necesario solicitar al Banco que confirme a los auditores la exactitud de los saldos incluidos en el estado de cuenta.

3.- Conciliación de cuentas por cobrar: Los auditores van a requerir que exista un adecuado control de las cuentas por cobrar, lo cual implica:

A. Que exista un registro auxiliar debidamente actualizado en el cual se reporten a diario todas las transacciones, y que el saldo reportado en dicho registro sea comparado con las cifras que reporta la contabilidad. Si estas cifras no coinciden y hay una diferencia material, los auditores pueden dar salvedad sobre la razonabilidad de los saldos reportados en cuentas por cobrar, lo cual vendría a afectar el calculo del 3% de la reserva de cuentas incobrables establecida en la ley del ISR.

B. Que en caso algunas cuentas sean declaradas incobrables estas están adecuadamente documentadas con evidencia de gestiones efectuadas ante un abogado para su recuperación.

C. Que exista toda la documentación contable debidamente ordenada y clasificada (facturas, notas de debito, notas de crédito) que soportan los saldos registrados en las cuentas por cobrar.

D. Finalmente que exista una confirmación por parte de los abogados de los litigios que están a su cargo y de posibilidad de que dichas cuentas seas o no recuperadas.

4.- Inventarios: Los inventarios constituyen un área clave para la determinación de los resultados de l periodo. De allí que los auditores den a esta área una especial consideración durante sus pruebas. A continuación comentaremos algunos de los errores mas frecuentes que las empresas cometen en relación a la administración de sus inventarios y que ahora deberán tomar en consideración para obtener un dictamen favorable:

A. Inventario es sinónimo de contar y no de inventar. Algunas empresas no practican inventarios a fin de año y por tanto se inventan las cifras que reportan en sus estados financieros. Por tanto será importante que se preparen para efectuar un recuento exacto de la mercadería disponible al final del año.

B. El conteo de los inventarios debe planificarse cuidadosamente. A continuación algunos aspectos que deberán tomarse en consideración para efectuar un conteo exitoso:

Tome en consideración que durante el conteo no se permitirán entradas y salidas de mercadería. Si tiene pedidos en transito, asegúrese que estos ingresen con anticipación a la bodega, y no estén ingresando el día en que llevara a cabo el inventario. Si son embarques grandes, transfiera su recepción para días posteriores, a fin de minimizar el conteo y poder salir más rápidamente. En los días del conteo es recomendable suspender las ventas. Por tanto debe planificar con anticipación escoger una fecha que no le afecte a en sus ventas. Preferiblemente escoja fin de semana que este cercano a un feriado. Esto le dará mayor tranquilidad a su operación.

Aproveche el conteo para hacer una buena comparación con su inventario teórico e investigar posibles diferencias (fugas, errores y otros). Para esto es importante que revise la exactitud de su inventario teórico. Muchas empresas hacen inventarios únicamente para dar la apariencia de que tienen un buen control y no investigan nunca las diferencias. Simplemente las dan por validad, debido a que no confían en las cifras que reportan los inventarios teóricos. Para dotar de exactitud los inventarios teóricos es necesario contar con buenos procedimientos que aseguren que todas las entradas y salidas de mercadería están siendo reportadas, y más aun, que están siendo operadas con exactitud. Asimismo es necesario contar con un buen sistema informático que cuenten con controles programadas que propicien la exactitud en el registro de las transacciones. Si su inventario teórico aun no es confiable, es recomendable que desde ya solicite el apoyo de sus auditorios internos, o bien de consultores independientes, para que le ayuden a establecer un sistema confiable.

Las bodegas deben estar ordenadas y la mercadería debidamente clasificada e identificada e identificada. Si la mercadería esta en desorden es posible que se cometan errores durante el conteo. Debe existir una buena iluminación y deben existir pasillos para que los encargados del conteo puedan tener una buena visualización del producto que van a contar. Si existe mercadería en mal estado o producto obsoleto, es preferible que la separe previamente. Si existe un mismo producto con diferentes presentaciones sepárelo e identifíquelo previamente. Tómese un buen tiempo para asegurar que la bodega esta debidamente ordenada previo a que se efectué el conteo. Solicite a sus auditores que vayan a efectuar una visita preliminar a la fecha del conteo para que se aseguren que se esta cumpliendo con las condiciones mínimas requeridas.

Debe organizar grupos de conteo y reconteo. Personas diferentes a las que han efectuado el conteo inicial, deben efectuar el recuento para detectar posibles errores. Deben planificarse el uso de marbetes para asegurar que toda la mercadería sea incluida en el conteo. No confié en los datos que reporta el sistema, pues algunas partidas podrían haber sido omitidas y por tanto no ser incluidas en el conteo físico.