El informa COSO sobre control interno fue publicado en Estados Unidos en 1992, tras un largo periodo e discusión de mas de 5 años entre especialistas interesados en el tema “Como lograr que la administración elabore estados financieros sobre una base confiable.

A raíz de los escándalos de inicio de siglo por el descubrimiento de fraudes en la elaboración de información financiera que llevaron al desaparecimiento de la Firma mas que grande a nivel mundial en servicios de contaduría publica, se emitió la ley Sarbanes-Oxley la cual incluyo varios aspectos contenidos en el informe COSO. Uno de los aspectos más importantes lo constituye la declaración por parte de la administración de que ha llevado a cabo una revisión detallada cada año de la funcionalidad de su sistema de control interno. Dicha normativa ha tenido un importante efecto a nivel mundial, a tal grado que otros países como Canadá, Inglaterra, Alemania, Australia y más recientemente Japón, han promulgado una ley equivalente orientada a proteger la confiabilidad de la información financiera elaborada por las empresas que cotizan en la bolsa de valores.

En Guatemala, derivado de los escándalos financieros de finales del año anterior e inicios del presente año, es de esperarse que ocurran algunos cambios en la legislación guatemalteca. Las entidades financieras por supuesto serán las primeras a ser considerada en estas modificaciones.

A través e este y otros artículos, vamos a analizar cuales son los puestos fuertes considerados en el informe COSO y en la legislación de otros países, que están contribuyendo a dotas de mayor exactitud la información contenida en los estados financiero.

La Nueva Definición De Control Interno

El control interno es un proceso efectuado por el consejo de administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías:

Eficacia y eficiencias de las operaciones.                                                                                                                                                Fiabilidad de la información financiera.                                                                                                                                             Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.

Tradicionalmente en nuestro medio, algunas personas ven el control interno como un concepto propio de auditores, y que de alguna manera únicamente ha venido a complicarles la existencia. Al reconocerse que es parte de un proceso se reconoce que esta íntimamente entrelazada con las actividades operativas de la entidad y existe por razones empresariales fundamentales. Los controles internos deben ser “incorporados” y no “pegados con grapas”. Incorporarlos puede generar una influencia directa en la forma en que se gestionen y controlen los negocios. De esta manera las iniciativas de control se convierten en parte de la estructura misma de la empresa.

En este nuevo concepto no podemos dejar de lado las nuevas corrientes de calidad de las cales tanto se hablan hoy en día, pues el control interno puede ser esencial para que la calidad misma se alcance. En la nueva definición vale la pena detenerse a los siguientes puntos:

1.- Se reconoce que el control interno es un proceso, y que como tal tiene las siguientes características:

Un punto de inicio y un punto de finalización.

Puede tener fortalezas y debilidades, y por lo tanto siempre puede ser objeto de mejoras.

Es ejecutado por alguien, y en su caso, las personas y recursos físicos que intervienen en el proceso.

Es un medio utilizado para alcanzar un fin, y no un fin en si mismo.

2.- En su ejecución intervinieron los diferentes niveles de una empresa: la alta dirección, la dirección operativa y el personal operativo. Por tanto el control interno es propiedad y responsabilidad de todas las partes que intervienen en el proceso.

3.- El control interno solo proporciona una seguridad razonable de que se estén alcanzando ciertos objetivos, y no una seguridad absoluta.

4.- Uno de sus propósitos es respaldar la confiabilidad de la información financiera. Si el control interno se fortalece, la información financiera será dotada de un mayor grado de exactitud.

Establecer un adecuado sistema de control interno conlleva varios objetivos, todos ellos a cuales mas importantes. Uno de esos objetivos es la elaboración de estados financieros sobre una baso confiable, al cual nos referiremos en esta artículo.

¿Cómo logra alcanzar el control interno este objetivo?

Para lograr alcanzar este objetivo el control interno se apoya en varios elementos. El primero de ellos es el ambiente de control.

El ambiente de control parte de una estructura en la cual las responsabilidades están definidas con claridad. Esta estructura es dotada de personal con altos conceptos de honradez, valores éticos y conocimientos del sistema de control interno. Si hay debilidades en esta área las posibilidades de establecer un adecuado sistema de control interno se reducen. Hay debilidades en este primer elemento cuando observamos situaciones como las siguientes:

Cambios constantes en la organización, que no cuentan con una estructurara definida. Uses elabora hoy un organigrama de la entidad y al día siguiente ese organigrama ya no tiene validez.

Posiciones que constituyen un hibrido dentro de la organización, las cuales no esta claro a quien reportan. Estructuras en las cuales las líneas de mando no están definidas con claridad.

Posiciones que no asumen la responsabilidad que les corresponde en relación a la elaboración de información financiera. Asumen compromisos y no cumplen con las fechas establecidas, y simplemente culpan a un subordinado, que al día siguiente ya no esta prestando sus servicios para la organización.

Estructuras en las cuales se perciben que no hay un adecuado balance entra autoridad y responsabilidad.

Personal de nuevo ingreso que asume posiciones sin un programa de inducción adecuado.

Procesos de reclutamiento ineficientes que no aseguran una adecuada dotación de los recursos humanos requeridos.

Políticas que no están definidas con claridad. Políticas que no son compatibles con promover los recursos humanos requeridos.

Cultura de ocultar información para reducir el pago de tributos u obtener financiamientos bancarios.

Ambiente de desorden en el cual se hacen cambios a los procedimientos sin una adecuada comunicación.

En general un enfoque gerencial en el que se da importancia únicamente al mercado y a las ventas, y no se pone atención a la gestión administrativa.

El ambiente de control puede percibirse rápidamente con una visita a las instalaciones o una entrevista con la dirección. Un ambiente que da importancia a la gestión administrativa y a la implementación de controles es en general un ambiente que proporciona la exactitud en la elaboración de información financiera.

También puede percibirse a través del trabajo que se realice en el área de recursos humanos. En general las practicas relacionadas con acciones de contratación, orientación, formación, evaluación, promoción, remuneración y medidas disciplinarias propician un ambiente control interno mejor dotado.